MAILINGPLANER

Schon in der Planungsphase mit dem Lettershop sprechen

Planen Sie Ihr Mailing sorgfältig und sprechen Sie schon vor der Gestaltung mit Ihrem

Lettershop

, um böse Überraschungen zu vermeiden. Format und Umfang, Gestaltung und die Wahl der Materialien können sich erheblich auf die Kosten auswirken - für die Produktion und vor allem für das Porto. Der Versand als Dialogpost ist nur unter Einhaltung sämtlicher Vorgaben der Deutschen Post möglich. Als Profi und

zertifizierter Lettershop für Dialogpost

helfen wir Ihnen, diese zu berücksichtigen und einzuhalten.

Wir beraten Sie schon in der Planungsphase umfassend und geben Ihnen Tipps für Ihr perfektes Mailing. Birgit Kutschenreuter freut sich über Ihren Anruf: 0511 / 22 00 52-22.

Die wichtigsten Aspekte haben wir hier für Sie zusammengefasst und werden regelmäßig erweitert.

Wir sind zertifizierter Lettershop für die Einlieferung von Dialogpost bei der Deutschen Post AG

DRUCK

Farbdruck Digital personalisiert

Für farbige Seriendrucke benötigen wir druckfähige PDF-Dateien (alternativ Word-Datei / Word Serienbrief oder andere MS Office-Formate). Farbgenauigkeit, Qualität und Format können wir nur erreichen, wenn die PDF-Datei gewisse Voraussetzungen erfüllt. Hier erhalten Sie eine Checkliste für einen perfekten Druck.

Der Druck ist recht teuer und lohnt sich darum eher bei kleineren Auflagen*, bei Druckmitteln, die besondere bzw. mehrere Personalisierungen beinhalten oder besondere Eile besteht - die Aktion muss von heute auf morgen erfolgen.

Grundsätzlich ist ein Druck auf Ihre farbigen DIN A4-Briefbögen unwirtschaftlich, denn wird drucken Ihren Briefbögen gleich mit. Der Druck erfolgt im Doppelnutzen und wird dann randlos geschnitten - und das zu einem sehr viel günstigeren Preis. Bis 350g/qm Papiergewicht und bis zum Format 32 x 48 cm sind im Digitaldruck möglich.

* als Faustregel gelten folgende Auflagen
A4-Anschreiben bis 4000 Stück
Postkarten bis 6000 Stück

Farbdruck Offset

Für farbige Offsetdrucke benötigen wir druckfähige PDF-Dateien mit verbindlichen Farbangaben. Schriften und Bilder müssen eingebettet sein. Wenn die Gestaltung einen randlosen Druck (Anschnitt) erfordert, muss auf jeder Seite Ihres Druckobjektes 3 mm Beschnittzugabe angelegt werden. Dh. eine Postkarte, die z. B. im Endformat 105x148 mm sein soll, muß in der Datei inkl. Anschnitt in 111x154 mm aufgebaut werden.

Die Einrichtung des Offsetdrucks ist relativ teuer, darum lohnt sich dieser Druck erst ab größeren Auflagen*. Personalisierungen sind hier nicht möglich. Diese müssten im Anschluss als gesonderter Arbeitsgang erfolgen. Die Qualität ist unschlagbar. Und auch die Farbbestimmung ist durch die umfangreiche Farbpalette der Sonderfarben HKS und Pantone perfekt. Format, Papierqualität und Papiergewicht sind nahezu uneingeschränkt wählbar. Die Herstellung benötigt einige Werktage.

* als Faustregel gelten folgende Auflagen
A4-Drucksachen ab 4000 Stück
Postkarten ab 6000 Stück

Schwarzdruck auf Ihre Briefbögen / Seriendruck

Personalisierte Anschreiben auf Ihre Briefbögen drucken wir per Seriendruck aus Ihrer Microsoft-Worddatei (alternativ eine PDF-Datei) und natürlich die Adressen. Genaue Vorgaben dazu finden Sie unter Planung - Datenanlieferung.

Dieser Druck ist die kostengünstigste Variante für adressierte DIN A4-Drucke und wunderbar für Geschäftsbriefe geeignet. Personalisierungen, auch im Fließtext, sind endlos möglich. Der Druck kann auf Ihre Briefbögen, aber auch auf weißes Papier oder andere vorgedruckten Werbeträger bis 350g/qm Papiergewicht und bis zum Format 32 x 48 cm erfolgen.

Adressierung schwarz auf Postkarten, Briefhüllen oder Broschüren

Wir personalisieren sämtliche Werbemittel: Anschreiben, Postkarten, Klappkarten, Selfmailer, Broschüren, Briefhüllen, uvm. Erscheint bei Ihrer Aussendung die Anschrift nicht in einem Brieffenster, adressieren wir den Umschlag direkt per Inkjet (auch in Farbe) oder klassisch per Etikett.

Adressierung mit Logo farbig auf Postkarten oder Briefhüllen

Für Adressierungen auf bereits gedruckte Postkarten oder Briefhüllen benötigen wir druckfertige PDF-Dateien mit den Grafiken und Bildern und den Feldaufbau der Adressen.

Die Briefumschläge werden per Ink-Jet in guter Qualität bedruckt. Ihr Logo und Störer / Einklinker können in einem Schritt zusammen mit der Adressierung auf den Umschlag gedruckt werden.

GESTALTUNG

Frankierzone

Die Frankierzone (74 x 40 mm in der oberen rechten Ecke des Umschlages) enthält die Freimachung. Das kann eine Briefmarke sein, ein Freistempler oder der Frankiervermerk (Dialogpostwelle). Alternativ kann ein verkürzter Frankiervermerk über die Adresse gedruckt werden. Das hat vor allem Vorteile bei Großbriefen mit Etikett oder bei Umschlägen ohne Aufdruck.

Lesezone für Anschrift

Die Lesezone ist bei DIN lang-Briefen der gesamte Mittelteil, 4cm vom oberen Rand und 1,5 cm vom untereren Rand. Ideal ist, wenn in diesem Raum nur die Empfängeradresse steht. Bilder stören meistens auch nicht. Auf keinen Fall sollten Ziffern (z. B. Telefonnummern) hier gedruckt werden bzw. nur mit Trennlinien und an bestimmten Positionen. Grundsätzlich dürfen hier nur Pastellfarben bzw. ca. 30 % Deckraft verwendet werden. Auch farbige Umschläge können Schwierigkeiten machen. Rottöne sind gar nicht möglich, gelb wäre wiederum kein Problem.

Gern beraten wir oder Ihr Direktmarketing-Center Sie zu den Details.

Codierzone bei Standardbriefen/ -postkarten DIN Lang

Die Codierzone (15 mm vom unteren Rand, 140 mm vom rechten Rand) muss freibleiben von Text und Farbe! Im Grunde sind das die kompletten unteren 15 mm des Umschlages oder der Postkarte.

Postkarten und Selfmailer

Die Anschriftenseite von Postkarten und Selfmailer wird nach dem gleichen Prinzip wie DIN Lang-Briefe (siehe oben) gestaltet. Um aber links neben der Adresse noch Texte oder Logos unterbringen zu können, sollte vertikal mittig eine Trennlinie die Adresslesezone begrenzen. Diese sollte 15 mm vom unteren Rand beginnen und über die gesamte Lesezone reichen.

Sendungen ohne Umhüllung

Die Frankierzone darf keinerlei Text enthalten. Die Adresse muss mit einer 2 cm-Ruhezone versehen sein. Auf der hochformatigen Sendung ist die Adresse mindestens 5 cm vom oberen Rand auf der 4. Umschlagseite oder 5 cm vom unteren Rand auf der 1. Umschlagseite um 180 Grad gedreht zu positionieren.

ZUSAMMENARBEIT MIT IHREM LETTERSHOP

... wird sich nach den ersten zwei Aufträgen einspielen. Trotzdem sollten Sie für einen reibungslosen Ablauf einiges beachten. Eine kostengünstige Produktion Ihres Mailings ist nur dann möglich, wenn Ihre Materialien auch maschinell zu verarbeiten sind. Das größte Missverständis ist meistens der Briefumschlag. Ihre Standard-Umschläge aus dem Büro, selbstklebend oder mit Haftklebestreifen, sind nicht maschinell kuvertierbar.!

Maschinenumschläge
Beilagen zur Kuvertierung
Personlisierung von gelieferten Materialien
Datenanlieferung
Materialanlieferung

Maschinenumschläge

Kuvertierhüllen für die maschinelle Verarbeitung sind immer nassklebend, sozusagen zum Anlecken. Ihr Lieferant kennt die Vorgaben, weisen Sie ihn darauf hin, dass Sie Kuvertierhüllen für die Maschine benötigen. Bauen Sie auch gleich einen Freimachungsvermerk in Ihre Druckvorlage ein, dann benötigen Sie am Ende keine weitere Frankierung. Das spart Kosten.

Kuvertierhüllen-Formate:

DIN C6/5 (DIN lang): 114 x 229 mm
Kompakt: 120 x 235 mm oder 125 x 235 mm
DIN C5: 162 x 229 mm (Verschlussklappe an der langen Seite)
DIN C4: 229 x 324 mm (Verschlussklappe an der langen Seite)

Beilagen

Anschreiben auf Briefbögen sind Standard. Ebenso gefalzte Flyer, Broschüren / Hefte mit Rückendrahtheftung oder -klebung. Formate DIN A6 bis DIN A4. Bis zu 8 mm Rückenstärke passen durch die Maschine. Dickere Beilagen müssen manuell kuvertiert werden. Folgende Beilagen sind nicht maschinell zu verarbeiten:

- Unförmige Beilagen ohne gerade Kanten, z. B. Sterne
- Empfindliche Beilagen (könnte Abreibungen geben), z. B. hochglänzendes Schwarz, Fotos
- Weiche Beilagen, z. B. Adventskalender
- Stark perforierte Beilagen, z. B. Durchschlagsätze
- Spiral- / Ringbuchbindungen
- geheftete Einzelblätter
- Broschüren oder Karten mit aufgespendeten Materialien, z. B. Chipkarten, kleinen Give-Aways
- Broschüren mit eingelegten Materialien (z. B. Proben, deutlich kleinere Hefte)
- Umverpackte Beilagen (z. B. in Folie, Geschenkpapier, Kartons)

Im Zweifel rufen Sie uns jedoch bitte an. Wir helfen Ihnen gern.

Adressierung von gelieferten Materialien

Wir drucken Anschreiben mit Adressen und Briefanreden auf Ihre Firmenbriefbögen. Bei Briefsendungen ohne Anschreiben drucken wir die Adresse direkt auf den Umschlag, auch mit Ihrem Logo in Farbe. Broschüren können auch offen verschickt werden. Die Adresse drucken wir direkt auf die Außenseite (Achtung: Freifläche muss vorhanden sein! Gestaltungsvorgaben beachten!). Postkarten können wir komplett mit Personalisierung in Farbe drucken oder wir adressieren Ihre gelieferten Karten per Ink-Jet in schwarz.

Für Ink-Jet-Beschriftungen
auf Postkarten, Broschüren o. ä. ist folgendes zu beachten:

- Das Papier muss saugfähig sein. Hochglanzpapier ist nicht beschriftbar
- Die Adressseite darf keinerlei Lackierung erhalten (Achtung, Onlinedruckereien lackieren Bilderdruckpapier oft mit einem Schutzlack ohne dies zu benennen)
- Format minimal: DIN A6, maximal: DIN A4

Grundsätzlich gilt: Versuch macht klug! Sicherheit bringt ein Vorabmuster, das wir direkt testen!

Datenanlieferung

UPLOAD STARTEN

Sie liefern uns Ihre Textkonserve als

- Word-Datei
- PDF-Datei mit Beschnittzugabe. Klicken Sie hier für detaillierte Vorgaben für Ihre PDF-Dateien.

Ihre Dateien sollten Sie klar aufzeigen, wie und wo welche Texte variabel in Form Ihrer Datenfelder eingefügt werden sollen, z. B. indem sie diese in Klammern setzen oder rot hervorheben.

Adressdaten

verarbeiten wir in folgenden Formaten: Excel, Access, CSV, TXT, Dbase, RTF.

Wichtig ist jedoch der Adressaufbau. Die Adressbausteine müssen jeweils getrennt in eigenen Feldern / Spalten gespeichert sein. Alle Angaben innerhalb einer Zelle können nicht postalisch aufgebaut werden. Eine Nachbearbeitung ist notwendig.

Excel-Musterdatei zum Download

Die Feldstruktur muss minimal wie folgt aufgebaut sein:
1. Name
2. Straße und Hausnummer
3. PLZ und Ort
4. Land

Eine optimale Feldstruktur für Adressen beinhaltet folgende Textfelder:

1. Firma1
2. Firma2
3. Anrede
4. Titel
5. Vorname
6. Nachname
7. Straße und Hausnummer
8. PLZ
9. Ort
10. Land
11. Briefanrede

Eine Adresszeile sollte maximal 45 Zeichen beinhalten. Der daraus entstehende Adressblock darf insgesamt maximal 6 Zeilen ergeben, wenn der Versand in einer Briefhülle mit Sichtfenster erfolgt. Bei Postkarten, Selfmailern, Sendungen ohne Umhüllung oder Adressierung direkt auf der Briefhülle gibt es mehr Gestaltungsspielraum für längere Adressen.

Stellen Sie bitte die Adressdaten nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit (Art. 5 Abs. c DS-GVO) zusammen. Entfernen Sie alle Datenfelder aus der Datenbank, die für die Personalisierung nicht benötigt werden.
Senden Sie Adressdateien auf keinen Fall ungeschützt offen via Email. Verwenden Sie unseren verschlüsselten Datenupload oder erstellen Sie eine ZIP-Datei mit Kennwortschutz, das Sie uns telefonisch oder per zweiter Email nennen.

Materialanlieferung

Warenannahme

- Download "Merkzettel Warenanlieferung" -
Montag bis Donnerstag von 8.30 bis 15.30 Uhr oder Freitag von 8.30 bis 15.00 Uhr liefern Sie Ihre Werbemittel bei uns an der Warenannahme an. Beachten Sie, dass Lieferscheine von Ihrer Druckerei einen Hinweis auf Sie als Auftraggeber enthalten sollten. Unsere Warenannahme hat Hubwagen und eine Ameise zum Abladen von Paletten, jedoch keine Rampe.

Umverpackung angelieferter Materialien:

Alle angelieferten Beilagen sollten sichtbar beschriftet sein.
Kleine Auflagen können in Kartons angeliefert werden.

Für Material auf Paletten haben wir folgende dringende Bitte:
>>> Ersparen Sie uns und der Umwelt überflüssige Umverpackung. Ihre Druckerei soll Ihre Beilagen möglichst lose auf Palette packen, oder alternativ in möglichst große Kartons.

Besprechen Sie auch, dass die Beilagen unverschränkt und ohne Verlagerung gestapelt werden müssen.

Beilagen, die zu kleinen Mengen in Folie eingeschweißt, gebündelt oder anders umverpackt sind, müssen mühsam von uns ausgepackt werden. Diesen Aufwand müssen wir gegebenenfalls berechnen.

Porto

Der wichtigste Kostenfaktor eines Directmailings ist meistens das Porto. Darum sollte man vor der Herstellung der Bestandteile sorgfältig planen. Eine Übersicht der aktuellen Preise haben wir für Sie bereit gestellt - Portoübersicht -.

Wichtigste Faktoren für das Porto sind:

werblicher Inhalt / nicht werblicher Inhalt
Format und Gewicht
Gestaltung
Adressierung
Menge / Auflage der Briefe und Zielgebiet der Empfänger
Laufzeit Dialogpost

(nicht) Werblicher Inhalt

Dialogpost muss werblich sein

Seit 1. Januar 2020 muss Dialogpost zwingend einen werblichen Inhalt haben.

Das heißt, die Sendungen müssen der Gewinnung und Bindung von Kunden und Mitgliedern dienen, zum Kauf oder zur Nutzung von Produkten und Dienstleistungen motivieren. Ebenso werblich sind kostenlose Angebote oder spezielle Informationen, die der positiven Darstellung von z. B. Unternehmen, Marken, Produkten oder auch Personen dienen.

Eine Liste von Beispielen für "(nicht) werbliche Inhalte" können Sie sich hier downloaden.

Alle nicht werblichen Sendungen müssen als normale Briefe zum vollen Porto versendet werden. Bei uns erhalten Sie allerdings rabattierte Preise ( Konsolidierung - Anleitung und Auftragsformular hier). Die Portoersparnis von bis zu 27% finanziert in der Regel fast unsere Dienstleistungen.

Formate und Gewichte

Preise seit 1.1.2024:

Postkarte DIN A6 bis Format: 235 x 125 mm
Dialogpost Postkarte Standard national à 0,31 Euro je Stück
Dialogpost Postkarte Easy Standard national à 0,46 Euro je Stück:
Mindestformat: 140 x 90 mm
Maximales Format: 235 x 125 x 5 mm (L x B x H)
Maximales Gewicht: 20g

Format DIN lang
Dialogpost Standard national à 0,34 Euro je Stück
Dialogpost Easy Standard national à 0,49 Euro je Stück:
Mindestformat: 140 x 90 mm
Maximales Format: 235 x 125 x 5 mm (L x B x H)
Maximales Gewicht: 20g

Dialogpost Standard national à 0,39 Euro:
oder Dialogpost Easy Standard national à 0,54 Euro: Mindestformat: 100 x 70 mm
Maximales Format: 235 x 125 x 10 mm (L x B x H)
Gewicht: 21 und 50g

Format DIN C5 und C4

Dialogpost Groß national à 0,51 bis 1,02 Euro je Stück Dialogpost Easy Groß national à 0,66 bis 1,17 Euro je Stück :
Mindestformat: 100 x 70 mm
Maximales Format: 353 x 250 x 30 mm (L x B x H)
Maximales Gewicht: 1000 g

Alle größeren Formate und schwereren Sendungen müssen als Dialogpost Schwer oder per Paket verschickt werden.

Gestaltung

Die Gestaltung des Mailinginhaltes ist zwar Ihrer Phantasie und Kreativität überlassen, auf dem Adressträger außen verlangt die Post jedoch für den Versand als Dialogpost, dass die Sendungen automationsfähig sind.

Adressträger wäre der Briefumschlag, eine Postkarte, der Selfmailer, Umschlagseite von Broschüren, oder sonstiges.

Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, verlangt die Post einen Produktionsaufschlag. Je nicht eingehaltenes Merkmal fallen 5 Cent Produktionsaufschlag je Brief an. Bei großen Auflagen kann das ein riesiges Loch in Ihr Budget reißen.

Details zur Gestaltung Ihrer Briefsendungen mit oder ohne Umschlag erhalten Sie unter Gestaltung.

Adressierung

Für sämtliche Briefformate schreibt die Post eine Adresszone vor (siehe Gestaltung). Aber nicht nur die Platzierung der Adressierung ist wichtig, sondern auch der Adressaufbau. Seit dem 1.1.2005 wurde die DIN 5008/1A angepasst. Die Leerzeile zwischen Straße und Ort fällt seitdem weg.

Beispiel:
Max Mustermann
Musterstr. 3
99999 Musterstadt

Internationale Adressen werden ebenso aufgebaut. Der Empfängerort und das Land wird in Großbuchstaben geschrieben.

Beispiel:
Lasagne S. P. A.
Viale Mama Leone 12
24125 BERGAMO
ITALIEN

Der Adressblock darf für einen Versand im Fensterumschlag aus maximal 6 Zeilen bestehen. Je Zeile maximal 45 Zeichen.

Menge und Zielgebiet

Das vergünstigte Porto von Dialogpost richtet sich nach der Stückzahl der eingelieferten Briefe.

Für den nationalen Versand innerhalb Deutschland gelten folgende Stückzahlen

... für Dialogpost:
5000 Briefe bundesweit
oder
200 Briefe innerhalb eines Leitbereiches (erste 2 Stellen der PLZ, z. B. 20xxx)

... für Dialogpost Easy:
500 Briefe bundesweit

Für den internationalen Versand

... für Dialogpost:
50 Stück

Laufzeit

Die Zustellung von Dialogpost National erfolgt in der Regel innerhalb von 4 Werktagen nach Einlieferungstag (Qualitätsziel Deutsche Post) von Dienstag bis Samstag. Eine genaue Terminierung für das Eintreffen beim Empfänger ist leider nicht möglich.

Standardbriefe werden innerhalb Deutschland in der Regel am Folgetag zugestellt, konsolidierte Briefe nach 1-2 Werktagen.