Newsletter 1/2018
10. Juli 2018		 LetterService Rodemeier




Die wichtigsten Regeln für Ihr Mailing per Brief nach der DSGVO




Sehr geehrte Damen und Herren,

nachdem sich die Stimmung zur neuen DSGVO etwas beruhigt hat, zeigen wir Ihnen noch mal die wichtigsten Regeln für Brief-Mailings auf.

Die wichtigste Voraussetzung für eine Zusammenarbeit mit uns - Ihrem Lettershop - ist ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung. Dafür nutzen Sie gern unsere Vertragsvorlage. Dieser wird einmalig unbefristet geschlossen und gilt dann für alle künftigen Aufträge.

Viele Grüße

Ihr Team vom
LETTERservice

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Tipps für Ihr Mailing per Brief nach der DSGVO

Welche Empfänger dürfen per Brief angeschrieben werden?


Eine pauschale Antwort gibt das Gesetz dazu leider nicht. Aber keine Panik, der DSGVO steht das Wettbewerbsrecht gegenüber. Als Lettershop können wir dazu keine rechtsverbindliche Aussage treffen, möchten Sie aber mit den folgenden Tipps unterstützen.

  • Kunden
  • Adressen aus allgemein zugänglichen Verzeichnissen
  • B2B-Adressen

dürfen grundsätzlich per Post angeschrieben werden. Auch Ihren bisherigen Adressbestand können Sie weiter nutzen. Für die Werbeansprache dürfen Sie nach dem Listenprivileg die vollständige Adresse, Geburtsjahr, Branche und ein Gruppenmerkmal / Werbekennzeichen (z. B. Eigenheim mit Grundstücksgröße 500qm) verwenden.

Die wichtigste Änderung mit der DSGVO ist die umfassende Nachweis- und Rechenschaftspflicht des Werbetreibenden. Denn im Wettbewerbsrecht hat sich nichts geändert. Bei Nachfragen müssen Sie die Erhebung bzw. Herkunft der Adresse nachweisen können.

Werbewiderspruch


Bei allen Werbesendungen müssen Sie dem Empfänger die Möglichkeit zum Widerspruch geben. Empfänger, die der Zusendung von Werbung widersprochen haben, dürfen anschließend nicht mehr angeschrieben werden.

Platzierung der Klausel
Die Platzierung der Klausel zum Werbewiderspruch sollte in jeder Aussendung an präsenter Stelle erfolgen. Konkrete Vorgaben gibt das Gesetz nicht.

Beispiele:

  • Auf der Rückseite des Umschlages
  • Auf Bestellformularen oder anderen Antwortformularen
  • Im Fuß des Anschreibens
  • In Katalogen auf den Umschlagseiten


Beispiel für eine Klausel zum Werbewiderspruch
"Wenn Sie unsere interessanten Informationen und Angebote nicht mehr erhalten möchten, können Sie der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke bei uns [vollständige Adresse oder Emailadresse] widersprechen"

Sollten Sie Fremdadressen (z. B. Kaufadressen) verwenden, muss mit dem Werbewiderspruch die verantwortliche Stelle, also der Adresslieferant, genannt werden:

"Wenn Sie unsere interessanten Informationen und Angebote nicht mehr erhalten möchten, können Sie der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke bei uns widersprechen. Teilen Sie uns dies bitte möglichst schriftlich unter Beifügung des Werbemittels mit Ihrer Adresse mit. Ihre hier verwendete Adresse wurde von [Vollständige Adresse des Adresslieferanten, z. B. Deutsche Post Direkt GmbH, Wuppertal] erhoben."

Zusammenarbeit mit einem Lettershop

ADV Auftrag zur Datenverarbeitung


Sowie Sie einen Dritten zur Weiterverarbeitung von persönlichen Daten beauftragen, müssen Sie einen Auftrag zur Datenverarbeitung (ADV) erteilen. Dieser regelt den Umgang, die Übertragung, Speicherung, Löschung der Daten und noch einiges mehr.

Als besonderen Service haben wir für Sie Vertragsvorlagen (Rahmenvertrag und Einzelbeauftragung) entwickelt. Beachten Sie, dass die Übertragung von persönlichen Daten ohne Vertrag gegen das Gesetz verstößt. Sie können also mit der Verwendung unserer Verträge nichts falsch machen. Diese füllen Sie vor dem ersten Auftrag aus und senden uns die unterschriebenen Dokumente, gern per Email, zu. Sie erhalten das Dokument anschließend von uns unterschrieben per Email zurück. Der ADV wird in der Regel unbefristet geschlossen, so dass dieser Aufwand einmalig ist und für alle künftigen Aufträge gilt.

Persönliche Daten nur verschlüsselt übertragen


Adresstabellen müssen nach dem aktuellen Stand der Technik SICHER übertragen werden. Eine Excel-Tabelle als Anhang in einer Email sollte uns darum nicht mehr übertragen werden. Wir bieten Ihnen einen Zugang zur verschlüsselten Übertragung von Auftragsdaten in eine Private Cloud direkt auf unserem Server. Sie erhalten von uns Benutzerdaten, die Sie für alle künftigen Übertragungen verwenden. Jetzt Zugangsdaten anfordern.



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